Marketing para emprendedores

Sé rápido, sé audaz… Técnicas para triunfar en los negocios con el 'Speed Marketing'

CÓMO SELECCIONAR A UNA EMPRESA ORGANIZADORA DE EVENTOS

Posted by Fernando Montero en 31 mayo, 2010

El mercado de eventos se caracteriza por su gran atomización. Existen una gran cantidad de empresas dedicadas a esta modalidad de comunicación. ¿En qué debemos fijarnos a la hora de seleccionar a una agencia u otra?

En líneas generales, la organización y diseño del evento suele correr a cargo de dos tipos de empresas. Por un lado, están las propias agencias de relaciones públicas o de publicidad que abordan el evento como una acción más dentro de la estrategia de comunicación del cliente. En algunos casos, estas agencias cuentan con departamentos específicos de eventos. En segundo lugar, están las empresas especializadas en la organización de eventos.

En ambos casos, la empresa que diseña, planifica y ejecuta el evento se encarga, posteriormente, de subcontratar a los distintos proveedores necesarios: azafatas, catering, tecnología, emplazamientos físicos, modelos, conferenciantes, animación… Un fenómeno que se está produciendo en los últimos tiempos es que algunos de estos proveedores se aventuran a dar el salto y convertirse en empresas organizadoras de eventos.

El cliente, por lo tanto, se encuentra con distintas posibilidades a la hora de poner en marcha el evento: que sea su propio departamento de comunicación o marketing quien lo diseñe y ejecute, contratando directamente a los proveedores necesarios (azafatas, catering, etc.); asignarle la misión a su agencia de relaciones públicas o publicidad, o contratar directamente a una empresa organizadora de eventos.

Lógicamente la decisión está condicionada por la complejidad del evento. Si éste es sencillo, puede ser el departamento de comunicación o la agencia de relaciones públicas/publicidad quien lo asuma. Pero si se trata de un acto de envergadura, lo habitual es encargarlo a las empresas especializadas (agencias de relaciones públicas con división de eventos, o empresas organizadoras de eventos) que cuentan con profesionales cualificados, experiencia y conocimiento de los mejores proveedores.

Sector atomizado

La atomización tiene que ver con la falta de profesionalización del sector. Son muchas las empresas que se presentan como de ‘eventos’ sin la estructura ni conocimientos para dar servicio con todas las garantías. No existen empresas multinacionales, porque todavía son pocas las empresas verdaderamente especialistas en eventos. Son mas las divisiones de agencias de publicidad que agencias de eventos propiamente dichas.

Los clientes buscan, en el 80% de los casos, un gestor integral de eventos, alguien que se ocupe de todos los detalles del mismo. Son muy pocas las empresas que contactan directamente con proveedores de distintos servicios: catering, azafatas, medios audiovisuales… Puede decirse que se producen relaciones comerciales en dos escalones: las empresas contratan a un organizador que diseña el evento en su conjunto, y es este intermediario quien subcontrata a su vez los servicios que no puede ofrecer él mismo.

Lo cierto es que contactar con los proveedores específicos presenta una ventaja principal para el cliente: la disminución de costes. Sin embargo, la contratación de un gestor integral facilita el trabajo de la empresa contratante y, a su vez, asegura que el evento tenga sentido en su conjunto: diseño de la cartelería, decoración del escenario, orden de las intervenciones, uniforme de las azafatas, elección del menú, regalo corporativo….

El inconveniente surge cuando una empresa especializada en servicios muy concretos como las agencias de animación y agencias de azafatas pretenden, de la noche a la mañana, organizar integralmente un evento. No poseen los conocimientos básicos necesarios para ello.

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